Die Abwicklung von Dienstreisen ist ein umfassender Prozess, dessen Handling sich über eine digitale Plattform deutlich effizienter gestaltet. Der Einsatz der umfassenden Travel Management Software myDutyTrip unterstützt Airlines und andere ID-reiseberechtigte Unternehmen dabei, Aufwände zu reduzieren, Kosten zu sparen, ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen und die Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten.
Digitale Lösung für das moderne Reisemanagement
Travel Management Software myDutyTrip vereinfacht den gesamten Dienstreise-Prozess für Airlines und ID-Reisen
Der Aufwand, den Fluggesellschaften und ID-reiseberechtigte Unternehmen für das Reisemanagement und die Reiseabrechnungen aufbringen, ist nicht zu unterschätzen. Auch wenn die digitale Zusammenarbeit und die Möglichkeit zur Videokonferenz heute akzeptierter denn je ist, so stellen Dienstreisen zu Geschäftsterminen vor Ort dennoch einen unverzichtbaren Teil des Arbeitsalltags dar.
Von kleinen Airlines bis zu den Global Playern: Alle Fluggesellschaften und ID-Reiseberechtigten profitieren von schlanken Prozessen und einem hohen Digitalisierungsgrad durch die moderne Travel Management Software.
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Travel Management Software unterstützt den gesamten Prozess
Gerade bei Airlines und im ID-Reisebereich sind Duty Travel Prozesse häufig noch nicht durchgängig in einem Tool oder auf eine Plattform digitalisiert. So müssen für eine Dienstreisebuchung oftmals mehrere Systeme genutzt werden. Den ID-Flug buchen die Mitarbeitenden in Tool A, die Unterkunft auf Plattform B, die Reisegenehmigung durch Vorgesetzte erfolgt vorab auf einem anderen Weg und die Reisekostenabrechnung muss auf einer wieder anderen Plattform eingereicht werden. Und diese Prozesse sind sogar meist für z.B. Crews und Administration unterschiedlich.
Mit myDutyTrip gehört dies der Vergangenheit an. Denn: myDutyTrip ist eine Travel Management Software, die eine umfassende digitale Abwicklung aller Aspekte einer Dienstreise ermöglicht. Die von LHIND speziell für Airlines und ihre ID-Reisebedarfe entwickelte Software unterstützt den gesamten Prozess von der Planung über die Genehmigung und Buchung bis zur Reisekostenabrechnung. So erleichtert das Self Service-System Reisenden und allen weiteren am Prozess Beteiligten die Arbeit, reduziert die Kosten im Unternehmen und stellt somit eine smarte, kostengünstige und schnell nutzbare Lösung dar.
- direkte Kosteneinsparungen im hohen zweistelligen %-Bereich durch Zugriff auf ID Travel-Konditionen und spezielle Partner-Angebote möglich
- indirekte Kosteneinsparungen im mittleren zweistelligen %-Bereich durch medienbruchfreie Planung, Freigabe, Buchung und Abrechnung innerhalb einer einzigen Plattform realisierbar
Dann erweitern Sie Ihr ID-Travel-Management für Dienstreisen ihrer Mitarbeitenden um myDutyTrip bzw. denken diese Option am besten von Beginn an mit. So erhalten Sie eine End-to-end-Lösung, die alle Reisebestandteile – vom ID-Flug über den Mietwagen bis zur Hotelbuchung etc. umfasst und reduzieren Ihre Kosten und Aufwände erheblich.
Profitieren Sie von der digitalen und benutzerfreundlichen Travel Management Software myDutyTrip:
- zahlreiche Airlines nutzen myDutyTrip bereits
- reduzieren Sie Kosten und Aufwände erheblich
- steigern auch Sie die Sicherheit Ihrer Reisenden und optimieren Ihre „Duty of Care“
Vom Reisemanagement über die Reisekostenabrechnung bis zum Reporting: Der Funktionsumfang von myDutyTrip
myDutyTrip umfasst als moderne Travel Management Software alle notwendigen Vorgänge einer Dienstreise. Denn eine solche Reise beginnt nicht erst mit der Buchung und hört nicht mit dem Verlassen des Flugzeugs auf. Der Einsatz von myDutyTrip bietet daher Optimierungsmöglichkeiten in allen Stufen und Belangen der Reiseplanung.
Das Besondere: myDutyTrip integriert ID-Flüge in eine Travel Management Lösung und bietet damit erhebliche Kostenvorteile.
Die weiteren Vorteile der End-to-end-Lösung myDutyTrip erstrecken sich über alle Prozesse der Reiseplanung hinweg – vom Reisemanagement über die Reisekostenabrechnung bis hin zu den Bereichen Analyse und Reporting.
Innerhalb der Software lässt sich die anstehende Geschäftsreise planen, beantragen, buchen und von den Reisenden abrechnen. Mitarbeitende können dies selbst erledigen, da myDutyTrip als Self-Service-Portal rund um die Uhr von überall aus verfügbar ist. Es besteht zudem die Möglichkeit, die Daten der beantragten Reise an vorher definierten Punkten an das Travel Management oder an Abteilungsleitungen zur Verwaltung und Genehmigung weiterzuleiten. Welche Genehmigung erforderlich ist, lässt sich je nach Reiseziel, Reisedauer oder Reisekosten unterschiedlich definieren und hinterlegen.
Fluggesellschaften und ID-reiseberechtigte Unternehmen greifen in myDutyTrip auf verschiedene Supplier und Netzwerke für die Buchung von ID-Flügen, Hotels und weiteren Reisemitteln zurück. Eine Vielzahl von Anbietern ist bereits standardmäßig über das Tool buchbar. Liegen bestehende Vereinbarungen zwischen der Airline/dem Unternehmen und einem Reisebetrieb vor oder wird der Betrieb aus anderen Gründen bevorzugt, so lässt sich dies schnell und unkompliziert in die Software integrieren.
Reiserichtlinien können vorher definiert, über myDutyTrip hinterlegt und angewendet werden. Diese Bestimmungen greifen dann automatisch bei allen getätigten Reiseplanungen. So wird verhindert, dass Reisende zu teure Hotels buchen oder anderweitig das vorgesehene Budget überschreiten.
Auch während der Reise ist es über das Travel Management Tool möglich, spontan auf Veränderungen zu reagieren, Transportmittel oder Unterkünfte umzubuchen sowie ergänzende Buchungen genehmigen zu lassen und zu tätigen. Das alles geschieht mobil über die App oder via Desktop.
Mit myDutyTrip als Software für die Erstellung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung durch die Reisenden wird der Vorgang des Reisekostenmanagements digitalisiert und vereinfacht. Hierbei lassen sich Abrechnungen und Belege zu ID-Flug-/Transport- und Hotelkosten, Spesen sowie sonstige Ausgaben von den Reisenden erfassen, alle Kosten für eine Reise sammeln oder Pauschalen ermitteln.
Das Erfassen all dieser Daten (ebenso wie die Weiterleitung an das im Finanzbereich des Unternehmens eingesetzte Reisekostenabrechnungs-Tool) geschieht medienbruchfrei und komplett digital. So lassen sich Ungenauigkeiten in der Abrechnung vermeiden, während gleichzeitig die Transparenz und Übersichtlichkeit zunehmen. Durch die Anbindung an bestehende Expense-Management-Systeme oder Buchhaltungssoftware-Lösungen lassen sich die Daten schnell und ohne zusätzlichen Aufwand weiterverarbeiten. Auch die Reisenden selbst profitieren von der einfachen und direkten Bedienung und Übermittlung der Daten sowie von der beschleunigten Rückerstattung durch das Expense-System.
In der Summe verringert sich der Aufwand für alle Beteiligten, da alle Prozesse digitalisiert, automatisiert und optimiert werden. Belege müssen nicht mehr händisch gesammelt und übermittelt, Kosten nicht mehr manuell errechnet und dem korrekten Konto zugeordnet und Budget-Entscheidungen nicht mehr ohne eine vollumfassende Datenlage getroffen werden.
Zusätzlich sorgt myDutyTrip durch die exakte Erfassung und digitale Speicherung aller Unterlagen dafür, dass alle Vorschriften bezüglich der Aufbewahrungsfristen und des Datenschutzes eingehalten werden.
Die Vorteile von myDutyTrip machen sich vor allem bei Airlines und ID-reiseberechtigten Unternehmen bemerkbar, die hohe Reiseaktivitäten in ihrer Belegschaft verzeichnen. Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Sicherheit und Kontrolle, die eine solche Software bietet, und von der Zeitersparnis, die Ressourcen für wertschöpfende und produktive Arbeiten freisetzt. Die Reisenden werden ebenso wie die Staff Travel Manager:in und andere involvierte Abteilungen in allen Aspekten des Reisekostenmanagements entlastet.
Die Sammlung aller Daten in einem zentralen Portal sorgt für neue Möglichkeiten im Bereich der Analyse und des Reportings. Die relevanten Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung und können jederzeit eingesehen werden. Das fördert nicht nur datengestützte Analysen und in der Folge fundiertere Entscheidungen, sondern auch die frühzeitige Aufdeckung von drohenden Budgetübertretungen/-überziehungen, Betrugsversuchen und Compliance-Verstößen.
Die Reisedaten der Mitarbeitenden werden nach Abreise- und Ankunftsort getrackt, das Unternehmen weiß immer, wo sich die Belegschaft gerade befindet. Neben der Sicherheit profitiert auch der Einkauf von diesen Informationen. Ist zum Beispiel ersichtlich, dass bestimmte Hotels besonders häufig gebucht werden, so lassen sich mit diesem Wissen bessere Konditionen aushandeln, die unter dem üblichen Marktpreis liegen. Gleiches gilt für die Auswahl der Mietwagenanbieter etc.
Die Nachverfolgbarkeit und Informationsdichte, die eine ausgereifte Travel Management Software bietet, sorgt für den so wichtigen Überblick über die Reiseaktivitäten und Reisekosten im Unternehmen. Nur so lassen sich Kosten sparen, Prozesse optimieren und selbstgesteckte Ziele im Bereich des Reisemanagements kontrollieren und schließlich erreichen.
myDutyTrip im End-to-end-Prozess
myDutyTrip unterstützt den gesamten Prozess von der Dienstreiseplanung, Buchung und Genehmigung bis zur Reisekostenabrechnung. Die Lösung bietet damit einen umfangreichen Nutzen vor, während und nach der Reise. Dabei hat die Software unterschiedliche Funktionen für alle Personen, die an der Reiseplanung und -abrechnung beteiligt sind.
Bereits vor der Reise lassen sich die wichtigsten Prozesse über myDutyTrip steuern:
- Optionale Einstellungen zum Genehmigungsverfahren
- Hinterlegen der firmeninternen Travel Policy
- Flexible Festlegung der benötigten Rahmendaten (Projektnummer, Reisegründe usw.)
- Reiseplanung
- Genehmigungsanfrage für die Reise an Zuständige & Genehmigungsprozess
- Möglichkeit zu gesonderten Genehmigungsvorgängen für Risikogebiete
Der Buchungsprozess innerhalb der Software ist einfach und intuitiv:
- Buchung von ID-Flug, Bahn, Unterkunft, Mietwagen usw.
- Wiederverwendung von bestehenden Benutzerprofilen oder Reisedaten für die Buchung
- Optionaler Genehmigungsvorgang bei z.B. ergänzenden Buchungen oder der gesamten Kosten
- Mehrere Buchungen pro Trip
Auch während der Reise selbst erfüllt myDutyTrip verschiedene Funktionen:
- Buchungsänderungen
- Sofortige Genehmigung von Änderungen
- Optionaler Genehmigungsvorgang
- Tracking des Reisestandorts
- Push-Nachrichten vom Unternehmen (z.B. wenn der Reisende sich in einem Land mit akuter Risikolage befindet)
- Reporting
Nach der Dienstreise fallen verschiedene Arbeitsschritte im Bereich der Abrechnung an:
- Erfassung der Ausgaben
- Hochladen der gescannten oder fotografierten Quittungen
- Automatische Berechnung der Verpflegungspauschalen
- Optionaler Genehmigungsvorgang
- Automatischer Datentransfer in das Abrechnungs-Tool zur Rückerstattung an die Reisenden
Optimierte Prozesse, die sich auch bei den Mitarbeitenden bemerkbar machen
Fluggesellschaften und ID-reiseberechtigte Unternehmen, die auf die Travel Management Software myDutyTrip setzen, profitieren besonders in den folgenden Bereichen:
Durch die One-Stop-Shop-Lösung führen alle beteiligten Mitarbeitenden sämtliche Vorgänge in einem zentralen System durch und müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Produkten oder manuellen Prozessen wechseln. Dadurch behalten Mitarbeitende, Staff Travel Manager:innen sowie Team- und Abteilungsleitungen immer den Überblick über alle Vorgänge und Buchungen der Reisen. Das macht die Kosten in Echtzeit einsehbar, jederzeit kontrollierbar und ermöglicht ein präzises Ausgabenmanagement. Liegt eine Überschreitung des Budgets vor, so fällt dies nicht erst im Nachhinein auf, sondern kann direkt adressiert bzw. verhindert werden. Es kann nichts gebucht werden, was nicht vorher freigegeben wurde oder gegen die firmenintern festgelegten Reiserichtlinien verstößt.
Durch die händische Eingabe von Reiseinformationen und nicht automatisierte Datentransfers zwischen verschiedenen Erfassungs- und Buchungssystemen kommt es nicht selten zu Fehlern und Ungenauigkeiten. Im Gegensatz dazu setzt myDutyTrip auf die digitale Erfassung und vollautomatische Übermittlung aller Buchungen, Belege usw. und ermöglicht damit eine einfachere, fehlerfreie und weniger aufwändige Bearbeitung aller Reiseaktivitäten und Reisekosten. Dafür sorgt auch die medienbruchfreie Verarbeitung innerhalb eines einzigen Systems. Es ist kein langwieriger E-Mail-Austausch mehr nötig, um zum Beispiel Änderungen abzusprechen, ebenso braucht es keine manuellen Freigaben und keine aufwändigen Dokumentationen mehr. Der gesamte Prozess ist mit nur wenigen Klicks erledigt.
Die Einhaltung der gesetzlichen oder firmeninternen Richtlinien und Compliance-Vorgaben wird durch myDutyTrip deutlich leichter. Denn die unternehmensinternen Richtlinien werden bereits im Vorfeld im System hinterlegt und mit den Reiseplanungen im Hintergrund automatisiert abgeglichen. Nicht-Richtlinienkonforme Buchungen werden so zuverlässig verhindert. Zudem können alle Beteiligten die Richtlinien jederzeit im System einsehen. Fehler, Compliance-Verstöße und Betrugsversuche werden so verhindert oder zumindest rechtzeitig erkannt.
Duty of Care ist ein zunehmend zentraler Punkt innerhalb der Betreuung der Reisenden durch das Unternehmen und die Staff Travel Manager:innen oder HR Mitarbeiter:innen. Reisen in High Risk Destinations können daher nach Wunsch des Unternehmens mit gesonderten Genehmigungsverfahren verknüpft werden. So wird die Auswahl der Reiseziele, Unterkünfte und Transportmittel nach den intern festgelegten Vorgaben eingeschränkt oder mit besonderen Genehmigungsverfahren verknüpft. Damit das Unternehmen seiner Fürsorgepflicht auch während der Reise nachkommen kann, bietet das System einen zentralen Überblick über die Aufenthaltsorte der Reisenden. Sollte es eine Naturkatastrophe oder andere sicherheitsrelevante Vorfälle am Zielort geben, kann das Unternehmen mit Push-Nachrichten Kontakt zu seinen Mitarbeiter:innen vor Ort aufnehmen, Warnungen aussprechen, um Rückmeldung bitten oder weitere Informationen zur Verfügung stellen.
Unter dem Begriff Duty of Care versteht man eine sogenannte Fürsorgepflicht, die Unternehmen ihren Angestellten gegenüber haben. Diese Fürsorgepflicht, die sich um das Wohl und die Sicherheit der Belegschaft am Arbeitsplatz dreht, gilt ebenso für Dienstreisen. Dabei geht es zum Beispiel darum, die Reisenden mit allen notwendigen Informationen zur Reise und zum Reiseziel auszustatten, im Vorfeld für eventuell notwendige medizinische Vorkehrungen zu sorgen (z.B. in Form von Impfungen) und die notwendigen Unterlagen, Versicherungen etc. bereitzustellen. Durch moderne Travel Management Software steht das Unternehmen auch während der Reise mit den Reisenden in Kontakt, kennt den Aufenthaltsort und kann zum Beispiel im Notfall über Push-Nachrichten über Vorkommnisse am Reiseort informieren und warnen und so zur Sicherheit beitragen.
Nicht nur das Unternehmen profitiert von den Möglichkeiten des Systems. Auch den Reisenden bietet es viele Vorteile durch die vereinfachten, automatisierten und beschleunigten Prozesse. Sie buchen ihre Reisen digital und selbstständig, bewegen sich dabei stets innerhalb der vorgegebenen Richtlinien und müssen Genehmigungsverfahren nur durchlaufen, wenn diese auch wirklich vorgesehen sind. Während der Reise können sie flexibel auf veränderte Gegebenheiten reagieren und im Anschluss erhalten sie durch eine schnelle Reisekostenabrechnung zügig und korrekt ihre Rückerstattung.
Einfache Implementierung, individuelle Anpassung
myDutyTrip ist schnell und ohne großen IT-Aufwand nutzbar. Die einmal zu zahlenden Kosten für die Implementierung sind gering, gleiches gilt für die Nutzungsgebühr, die pro Reise anfällt. Es wird stets nach tatsächlichem Nutzen abgerechnet, laufende Kosten gibt es nicht. Mit der gesteigerten Effizienz bei gleichzeitig geringem Aufwand für die Integration und einer hohen Nutzerakzeptanz machen sich die Einsparungen schnell bemerkbar.
Die Lösung kann über diverse Schnittstellen an eine bestehende heterogene Systemlandschaft angebunden werden. Die Integration in HR-Systeme, Intranet-Umgebungen und vorhandene Reisekostenabrechnungssysteme (z.B. SAP) ist ohne Weiteres möglich; myIDTravel ist bereits direkt eingebunden. Firmeninterne Reiserichtlinien können integriert werden, Genehmigungsverfahren lassen sich individuell anpassen und Nutzungsrechte und -rollen können frei vergeben werden.
- Umfassende Travel Management Lösung mit integrierter ID-Flugbuchung (Direkteinbindung von myIDTravel)
- Sehr günstige Sonderkonditionen und ID-Flüge für Airlines und andere ID-reiseberechtigte Unternehmen
- Reisekosten können erheblich reduziert werden
- Alle Freigaben, Buchungen, Änderungen und Reisekostenabrechnungen rund um Dienstreisen (ID-Flüge, Bahntickets, Mietwagen, Unterkünfte) erfolgen über diese EINE zentrale Plattform
- Hohe Nutzerfreundlichkeit sorgt für eine große Akzeptanz im Unternehmen und bei den Reisenden
- Reiseaufwendungen sind jederzeit einsehbar und somit leicht zu prüfen und transparent
- Genehmigungsverfahren können an jedem Punkt optional eingefügt und für spezielle Fälle (z.B. Risikogebiete oder in mehreren Stufen je nach Reisekosten) angepasst werden
- Individuelle Vergabe von Benutzerrechten (Master Access, Admin Profile, Reporting-Rechte etc.)
- Interne Reiserichtlinien und Compliance-Vorgaben können im System hinterlegt werden und gleichen alle Planungen und Buchungen automatisiert ab
- Der gesamte Prozess von der Planung über die Buchung bis zur Abrechnung erfolgt digital und medienbruchfrei
Wer profitiert von myDutyTrip?
- Selbstständige Buchung bei Einhaltung der vordefinierten Richtlinien
- Zugriff 24/7 und von jedem Ort aus
- Flexible Umbuchungen während der Reise
- Einfache Verwaltung und Übermittlung aller Quittungen und Ausgaben
- Schnelle Rückerstattung der Reiseaufwendungen
- Höhere Transparenz, mehr Kontrolle
- Kontaktmöglichkeiten zu Reisenden vor Ort
- Vereinfachte Reisekostenerfassung
- Zentrale Verwaltung und automatisierter Abgleich von Reiserichtlinien und Steuerung von Genehmigungsverfahren
- Erhöhte Sicherheit und verbesserte Compliance
- Unkomplizierte Einrichtung
- Schnelle Integration in bestehende Systeme
- Hohe Benutzerfreundlichkeit
- Zuverlässige Einhaltung der Sicherheitsstandards
- Digitales und zentrales Reise-Ausgabenmanagement
- Automatisierte Prozesse bei der Abrechnung
- Leicht kalkulierbare und überwachbare Kosten, einfache Forecast-Erstellung
- Aufwands- und Kostenreduktion
Benutzerfreundlichkeit auf allen Ebenen
myDutyTrip ist auf allen gängigen Geräten nutzbar – Laptop, Tablet, Smartphone, über den Browser oder als App.
Eine moderne Travel Management Software darf auch unterwegs nichts in Sachen Benutzerfreundlichkeit einbüßen. Mit der App von myDutyTrip lassen sich alle Prozesse auch bequem unterwegs durchführen und so auch während der Reise jederzeit anpassen. Die App ermöglicht zudem eine Offline-Nutzung.
Die integrierten Reports sorgen für die notwendige Visualisierung, erhöhen so die Übersicht und erweitern die Möglichkeiten zur schnellen Auswertung und Analyse aller Reisevorgänge.
Die Nutzerrollen lassen sich individuell anpassen und vergeben und reichen dabei von vollumfänglichen Admin- bis zu eingeschränkten Reporting-Rechten.
Erfahren Sie mehr über die Travel Management Software myDutyTrip von LHIND
Sie möchten mehr über die moderne Reisemanagement-Lösung mit ID-Flug-Integration (myIDTravel) von LHIND, die einfache Integration, den Funktionsumfang und die Vorteile erfahren? Sprechen Sie uns jederzeit an. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen dabei, die richtige Lösung für Ihren Anwendungsfall zu finden.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das untenstehende Kontaktformular.
FAQ
Travel Management Systeme sind digitale Plattformen für das Reise- und Reisekostenmanagement, innerhalb derer Funktionen zur Verfügung stehen, um Reisen zu planen, Buchungen zu tätigen, Quittungen einzureichen und viele weitere Aufgaben rund um Dienstreisen zu erledigen. Durch ein solches System finden alle Prozesse auf einer Plattform statt und können jederzeit eingesehen, kontrolliert und angepasst werden.
Ein Travel Management System wie myDutyTrip von LHIND für Airlines und ID-reiseberechtigte Unternehmen sorgt für eine reibungslose und medienbruchfreie Abwicklung von Dienstreisen. Das beinhaltet den gesamten Prozess von der Planung, über die Genehmigung und Buchung bis zur Betreuung während der Reise und der Abrechnung nach der Reise.
Die Nutzung einer Software für die Verwaltung von Dienstreisen ist aus vielerlei Gründen sinnvoll. Die Software vereinfacht die Planung, Buchung, Betreuung und Abrechnung von Dienstreisen. Dadurch erhöht sich nicht nur die Transparenz, sondern auch Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit profitieren maßgeblich. In der Folge werden Prozesse optimiert und Kosten gespart.
„ID-Reisen“ sind Reisen mit speziellen „Industry Discounts“ (Rabatten), die Airlines überwiegend ihren eigenen Mitarbeitern, teilweise aber auch den Mitarbeitern anderer Airlines gewähren. Inzwischen gibt es auch weitere ID-berechtigte Unternehmen, denen Airlines vergünstigte Tickets zur Verfügung stellen.
ID-reiseberechtigt sind ausschließlich Personen, die für eine Airline tätig sind oder deren Arbeitgeber ID Agreements innerhalb der Branche abgeschlossen haben. Dies können beispielsweise Mitarbeitende von Ground Handlern, Flughäfen oder anderen Unternehmen im engen Umfeld einer Airline sein.